Médico-social: l'Anap détaille les fonctions du dossier de l’usager à informatiser

Ce document "s’adresse en premier lieu aux directions de structures médico-sociales souhaitant évaluer la couverture de leurs systèmes d'information (SI) et le faire évoluer", a souligné l'Anap.

La publication de 47 pages est "également utile aux acteurs souhaitant renforcer leur connaissance du secteur médico-social dans le domaine de l’usage du numérique", est-il précisé.

"Des organismes gestionnaires de tous types et de toutes tailles ont contribué à son élaboration. La richesse des débats et le consensus obtenu font de ce document un repère partagé par les acteurs du secteur", a noté l'Anap.

Ce document présente les fonctions nécessaires à la tenue d’un dossier de l’usager, c’est-à-dire les services que les professionnels peuvent attendre du dossier de l’usager informatisé pour réaliser les activités d’accompagnement de l’usager et de suivi de son séjour.

Pour rappel, en octobre dernier l'Anap avait déjà mis en ligne un kit comprenant plusieurs documents sur "les fondamentaux du système d'information" (SI) à destination des directeurs de structures médico-sociales.

Cette fois, la publication traite en particulier de l'instruction de la demande d’admission, de la gestion administrative, de l'accompagnement de l’usager, des soins de l’usager, de la gestion du circuit du médicament, de la coordination des acteurs internes et externes et de la gestion de la relation usager.

"Néanmoins, les informations traitées alimentent d’autres activités de la structure et en particulier: le pilotage des activités, les fonctions supports et l’administration des SI", a fait remarquer l'Anap.

Une dernière partie apporte des compléments sur "une vision d’ensemble simplifiée du dossier de l’usager dans son écosystème" et formule des préconisations en matière de SI. En complément, une grille fonctionnelle sous forme de tableur est proposée pour faciliter l'analyse des solutions dans le cadre d'une consultation.

Le document de l'Anap s’inscrit dans la continuité du document relatif à la "cartographie fonctionnelle du SI d’une structure médico-sociale" qui présente les domaines fonctionnels d’un SI d’une structure de ce secteur.

Il détaille les fonctions métiers du bloc fonctionnel "gestion du parcours de l’usager dans les établissements et services médico-sociaux (ESMS)" qui peuvent être informatisées.

"Cette publication facilite les échanges entre les responsables de structure et leur responsable ou référent informatique, sur les domaines qui les concernent. Elle complète la cartographie qui offre la possibilité de réaliser une analyse rapide des grandes fonctionnalités non couvertes (et à couvrir)", a commenté l'Anap.

Ce document "peut être utilisé dans l’élaboration d’un cahier des charges. Le descriptif des fonctions est à adapter selon les structures désireuses de déployer ou de faire évoluer leur SI existant. Il devra également être complété d’exigences non fonctionnelles."

"Même si ces fonctions portent le même nom dans les différents types de structures médico-sociales, le SI doit apporter une réponse adaptée très dépendante de la population accompagnée, des missions confiées, des pratiques et des organisations en place", a, par ailleurs, préconisé l'agence.

"Ce document détaille peu les processus métier couverts par ces fonctions, les fonctionnalités associées et les données à manipuler, mais permet dans un premier temps d’apporter une vision globale des fonctions qu’un SI d’une structure médico-sociale doit pouvoir proposer", a-t-elle souligné.

"Dans le cadre des évolutions du secteur médico-social, l’ensemble de ces fonctions est décrit dans le contexte d’une structure médico-sociale multi-autorisations (multi-ESMS ou organisme gestionnaire). Il s’agit dès lors qu’un même SI, dans une approche mutualisée et urbanisée, puisse répondre à différents cas d’usage."

Pour rappel, la feuille de route du numérique en santé inclut un "plan ESMS numérique" (2020-2022) pour accompagner le secteur, notamment dans ses investissements informatiques.

Le plan dispose d'un fonds d’amorçage de 30 millions d’euros qui est prévu par la Caisse nationale de solidarité pour l’autonomie (CNSA), avec un volet prioritaire qui est d’améliorer la gestion du dossier de l’usager notamment, rappelle-t-on également.

Publication "Fonctions d'un dossier de l'usager à informatiser"