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Systèmes d'information

Le dossier résident informatisé: une clé "sous-utilisée" en Ehpad

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Dans sa thèse professionnelle, l'expert en systèmes d'information Jean-Christophe Quideau constate que l'usage du dossier résident informatisé, pourtant véritable outil de pilotage, est peu optimisé dans les établissements d'hébergement pour personnes âgées dépendantes, du fait d'un manque de moyens financiers, humains et techniques, mais aussi d'une culture informatique encore trop peu répandue dans le médico-social.

Pas optimisée, l'utilisation du dossier résident informatisé (DRI) en Ehpad? C'est le sujet de la thèse de Mastère "Management des structures sanitaires et sociales" de Jean-Christophe Quideau, par ailleurs responsable d'études à la direction des systèmes d'information (SI) de la Caisse nationale de solidarité pour l'autonomie (CNSA), mais sans pour autant s'exprimer sous cette casquette.

Pour dresser ce constat, il s'est basé, outre la littérature institutionnelle et médiatique, sur 23 entretiens téléphoniques avec des directeurs ou responsables SI dans 14 groupes d'Ehpad (surtout associatifs), une poignée d'établissements publics, trois éditeurs de logiciels (Corwin, Teranga et Malta Informatique), mais aussi l'Agence nationale d'appui à la performance des établissements de santé et médico-sociaux (Anap), l'agence régionale de santé (ARS) Grand Est et le groupement de coopération sanitaire (GCS) Sesan.

Le DRI est un outil clé, rappelle-t-il dans un entretien au site spécialisé Gérontonews (site d'information du groupe APM International comme TICsanté). "Il permet de mieux organiser le processus de travail à l'intérieur de l'Ehpad. Il est vraiment l'outil de production métier, le SI global. Avant, il y avait plusieurs systèmes: comptable, financier et pour le soin. Maintenant, les outils sur le marché intègrent tout. L'avantage est de pouvoir croiser des données", résume-t-il.

Ainsi, "un directeur peut suivre un certain nombre d'alertes sur les résidents à travers cet outil. Si on imagine l'avenir avec des capteurs, on aura une vision en temps réel de l'Ehpad relativement efficace".

Au niveau du pilotage, le directeur "va avoir des indicateurs financiers ou logistiques qui vont montrer un dépassement sur le budget, un problème côté sécurité ou animation" ou encore des plaintes convergentes, un jour donné, sur un point précis. Tout dépendra des données saisies. "Mais si l'outil est bien fait, les dysfonctionnements vont ressortir sans avoir besoin d'aller à la pêche aux informations", plaide Jean-Christophe Quideau.

En Ehpad, le DRI ressemble au dossier patient à l'hôpital mais "en termes de fonctionnalités, il est à la fois plus simple et plus vaste avec des dimensions 'vie' et 'animation'". Il sert à "informatiser le dossier de vie de la personne, c'est vraiment le résumé de la vie de la personne, et pas seulement les soins", insiste-t-il.

En facilitant le partage d'informations, cet outil permet de "fluidifier et d'aider à optimiser le parcours de la personne". Il alimentera notamment à terme le dossier médical partagé (DMP). Il aide aussi le personnel à organiser les tâches et évite les multiples saisies d'information, donc "permet un gain de temps".

En résumé, "un DRI optimisé peut être pour une direction un véritable outil d'aide à la prise de décision", selon Jean-Christophe Quideau.

"Dix ans de retard" sur le sanitaire

Il illustre pourtant la situation paradoxale dans laquelle se trouvent les Ehpad: côté pile, une utilisation croissante d'outils externes dans une logique de "parcours", avec les expérimentations Paerpa (personnes âgées en risque de perte d'autonomie), les DMP ou les Maia (structures à méthode d'action pour l'intégration des services d'aide et de soins dans le champ de l'autonomie). "Ces plateformes vont être alimentées par des SI locaux, donc il faut que l'Ehpad soit producteur de données et les récupère: et c'est le DRI qui le fait", rappelle Jean-Christophe Quideau. D'où l'intérêt qu'il soit bien renseigné.

Côté face, si "presque tous les Ehpad ont un SI", celui-ci est souvent sous-utilisé. "Il est vide. Il y a quelques transmissions faites entre les équipes de jour et de nuit, mais toute la richesse qu'apporte un SI" n'est selon lui "pas mise en place".

Dans sa thèse, il explique notamment "que le directeur SI d'un grand groupe affirme qu'environ 10% des établissements rachetés n'utilisaient pas leur DRI pour les soins, alors qu'il s'agit d'un des coeurs du métier des Ehpad !"

Plus largement, il relève l'absence globale de "ressources SI", notamment le nombre limité de postes informatiques, avec lesquels les aides-soignants ne sont, en plus, pas forcément à l'aise, et l'absence de compétence SI forte en établissement, c'est-à-dire, d'agents dont la formation initiale est réellement axée sur l'informatique.

"Il y a des outils de comptabilité et de facturation, donc on ne peut pas dire que les Ehpad ne sont pas informatisés", commence Jean-Christophe Quideau. Mais "la mise en oeuvre", autrement dit, la façon dont "l'informatique peut aider les gens dans leur travail", serait insuffisante.

Principale raison selon lui, un manque criant de moyens. "Il y a un vrai problème d'infrastructures, de ressources humaines et technologiques, avec un manque de temps et de formation, alors que les logiciels sont plutôt bien faits".

D'où ses recommandations stratégiques: "Il faut injecter de l'argent comme cela a été fait dans le secteur hospitalier depuis le plan 'Hôpital 2007'. Des millions y ont été mis et zéro pour les établissements et services médico-sociaux", déplore-t-il. "C'est seulement à partir de la logique des parcours qu'on a commencé à s'intéresser à l'échange d'informations avec le médico-social. Donc chacun fait avec des bouts de chandelle, sur fonds propres".

Il prône aussi "un appui local au niveau des ARS et des conseils départementaux, tutelles et partenaires réguliers des Ehpad", citant les GCS SI comme Sesan et les groupements régionaux d'appui au développement de la e-santé (Grades).

Il préconise notamment "une démarche d'urbanisation du SI régional et départemental" dans sa thèse. "On impose aux directeurs de donner des informations dans différents outils mis en place par l'ARS, le département et d'autres au niveau national. L'urbanisation, c'est faire en sorte que les différents logiciels communiquent entre eux et que les données soient saisies et envoyées une seule fois", explique-t-il à Gerontonews.

Dans son récent rapport, le comité Action publique 2022 préconise d'accélérer la numérisation dans le médico-social, ce que prévoit officiellement la stratégie nationale de la transformation du système de santé: "C'est bien, ça a l'air de prendre, mais depuis 2007, ça fait 10 ans de retard", pointe Jean-Christophe Quideau.

"Le directeur doit être le premier utilisateur du DRI"

Outre la question des moyens, le secteur médico-social n'a pas encore saisi l'intérêt d'optimiser les SI, selon l'expert. "C'est vraiment quelque chose qui n'est pas dans la culture. Certains groupes privés ont compris qu'il y avait une importance à le porter mais pratiquement tous les DSI que j'ai contactés dans l'associatif m'ont dit qu'il y avait un vrai problème de positionnement du SI, qui n'est pas considéré comme stratégique", rapporte-t-il à Gerontonews.

Du côté des directeurs d'Ehpad, "beaucoup considèrent que ce système de DRI intégré ne sert à rien: ils préfèrent demander aux gens, passer un coup de fil. Si l'organisation est bien faite et que les gens communiquent bien, le SI n'amène pas grand-chose, mais dans le cas inverse et surtout si l'Ehpad a une grande capacité, il a tout son intérêt", insiste Jean-Christophe Quideau.

"C'est un beau projet d'établissement. Cela permet d'harmoniser les pratiques des soignants, de tracer les actes et de produire beaucoup plus facilement le rapport d'activité annuel, voire arriver à une vision de l'activité de l'Ehpad en temps réel", rappelle-t-il. Le directeur doit selon lui être "le premier utilisateur du DRI" car "s'il ne plonge pas un peu dans l'outil informatique, il ne peut pas demander à ses équipes de le faire".

En attendant plus de moyens, Jean-Christophe Quideau élabore dans sa thèse des recommandations opérationnelles pour aider les Ehpad à mieux utiliser l'outil informatique. En premier lieu, il invite à "formaliser une vision pluriannuelle de son SI" et à "ne pas négliger d'investir dans des infrastructures à la hauteur des enjeux (serveurs puissants, réseau performant, postes de travail récents, navigateur à jour"). Il encourage aussi à:

  • Supprimer le papier pour les transmissions ciblées
  • Toujours donner du sens, en expliquant à chacun l'intérêt de saisir les données
  • Faire des formations régulières en adoptant la technique des "petits pas", plutôt qu'un grand changement
  • Mettre à disposition de tous une base test, pour que les utilisateurs puissent manipuler le DRI à volonté sur des résidents fictifs, quand ils le souhaitent et à leur rythme, sans crainte de commettre des erreurs irréversibles
  • Accepter une baisse d'efficacité au début, pour en gagner par la suite
  • Aller puiser l'expérience (positive et négative) des établissements qui ont su ajuster leur organisation pour tirer le meilleur parti de leur DRI.

cbe/ab

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