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Systèmes d'information

Archivage numérique: la dématérialisation doit être "progressive" et guidée par les usages

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PARIS, 3 juin 2016 (TICsanté) - Jugeant que le passage au zéro papier "du jour au lendemain" reste "un mythe" pour les établissements de santé, le responsable de la sécurité des systèmes d'information (RSSI) du gestionnaire d'archives Locarchives a détaillé le 30 mai à TICsanté les étapes d'une dématérialisation "progressive" réalisée à partir des besoins exprimés par les professionnels de santé.

Le tiers archiveur de confiance Locarchives et l'éditeur de logiciel de gestion électronique des documents (GED) SER Group ont organisé le 24 mai en marge de la Paris Healthcare Week un petit déjeuner sur le thème de "la dématérialisation des dossiers médicaux au service de la santé".

Ils y ont présenté un panorama de la gestion des archives de santé en détaillant les documents concernés (compte rendu, radiographies, imagerie médicale, etc.), les solutions existantes sur le marché (Cloud, hébergement, système d'archivage électronique, etc.), et la réglementation applicable à ces archives.

"Très peu de centres hospitaliers français sont passés au zéro papier pour des raisons de coût et de complexité des projets", a expliqué à TICsanté Hervé Streiff, jugeant qu'"il n'est pas possible pour un établissement dont la priorité est de sauver des vies de mettre toute son énergie sur la paperasse".

Il a évoqué un frein "culturel" et "générationnel" à cette dématérialisation du fait de décisionnaires qui "n'appartiennent pas forcément aux générations les plus jeunes", et des conséquences de tels projets sur "la façon de travailler" des équipes médicales et administratives.

"Il faut mettre en place une démarche progressive et simple qui traite les flux de documents un par un à partir des besoins exprimés par les médecins", a-t-il défendu.

Cette démarche peut s'appuyer sur un système de "GED hybride" consistant à prendre en charge la problématique des flux papiers, et d'"y ajouter au fur et à mesure de nouvelles briques pour aller vers une dématérialisation totale", a décrit Hervé Streiff.

UN PROCESSUS EN CINQ ETAPES

Selon Locarchives et SER Group, "il n'existe pas de règle universelle applicable à tous" pour définir ce qu'il faut numériser, quand et comment. Les deux sociétés ont toutefois présenté "un fil conducteur" en cinq étapes pour fournir un cadre à la numérisation des dossiers patients.

La première étape consiste à disposer d'un dossier patient unique pour "structurer les documents du dossier". Il faut ensuite "recenser les dossiers papier pour avoir une vision claire des fonds d'archives".

"Cette analyse doit permettre de savoir quels documents sont consultés et donc lesquels valent le coup d'être numérisés en priorité", a détaillé Hervé Streiff. C'est cette "vision fine et granulaire des utilisations des archives par les différents services" qui doit guider selon lui la dématérialisation, dont le premier objectif est d'"améliorer la disponibilité de l'information pour le métier".

Une fois les différentes priorités de dématérialisation fixées, Locarchives et SER Group conseillent d'"estimer la charge de travail et le budget associé" avant de "déterminer qui réalise la numérique et comment", en fonction du contexte propre à chaque établissement.

Ils ont évoqué l'exemple d'un établissement francilien de 900 lits qui a mené à bien cette démarche en ciblant grâce à son logiciel d'archives les dossiers patients dits "actifs" (c'est-à-dire étant venus à l'hôpital au moins une fois sur les deux dernières années) à numériser en priorité.

CADRE JURIDIQUE

Hervé Streiff a fait le point sur les évolutions de l'encadrement juridique de l'archivage numérique alors que le papier reste encore le seul support qui a valeur de preuve dans plusieurs cas, notamment lorsqu'il s'agit d'obtenir le consentement du patient sur le protocole de soins.

Il a conseillé de disposer d'un système d'archivage électronique (SAE) aux normes pour pouvoir "démontrer la valeur probatoire d'une archive numérique" et "préserver son intégrité".

Des travaux sont en cours au ministère de la santé et au ministère des finances afin de reconnaître "la fiabilité" du support numérique et donc permettre à terme aux établissements de santé de détruire le document papier original tout en étant protégé légalement.

Hervé Streiff travaille pour sa part au sein du groupe Afnor afin d'éditer une norme "numérisation fiable" pour démontrer l'intégrité d'un document numérique et donc s'affranchir de l'archivage papier. Cette norme a déjà été mise en place en Belgique et au Luxembourg, a-t-il indiqué.

Des "évolutions fondamentales" sont aussi à prévoir du côté européen avec l'entrée en application en juillet 2016 du règlement "eIDAS" sur "l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur".

L'enjeu de ce règlement est de reconnaître la valeur de la signature numérique, et de permettre une identification fiable des personnes physiques ou morales ayant signé de façon numérique un document.

"Tout comme aujourd'hui on vous demande votre carte d'identité avant de signer un papier, demain le règlement eIDAS permettra de délivrer des certificats approuvant la signature électronique", a expliqué Hervé Streiff.

Il a qualifié d'"énormes" les enjeux économiques liés à la signature électronique, rappelant que "99% des documents produits actuellement sont numériques" et qu'il faut aujourd'hui les imprimer pour les faire signer sur papier avant de les "renumériser" pour garder la preuve de cette signature.

IMPULSION DES POLITIQUES PUBLIQUES

Le RSSI de Locarchives a confié à TICsanté "sentir les effets" des politiques publiques d'incitation à la dématérialisation sur les projets lancés dans les établissements de santé, à l'instar du programme Hôpital numérique auquel les projets d'informatisation des dossiers patients et de mise en place d'une GED sont éligibles (voir dépêche du 5 février 2016). "Beaucoup de projets sont dans les tuyaux", a-t-il assuré.

Selon l'édition 2016 de l'Atlas des systèmes d'information hospitaliers (SIH), l'informatisation du dossier médical est achevée dans près de deux établissements de santé sur trois, rappelle-t-on (voir dépêche du 26 mai 2016).

Hervé Streiff a souligné l'intérêt d'une politique publique située "entre le bâton et la carotte". D'une part, les établissements doivent s'engager dans la transformation numérique au risque d'être pénalisés en ne respectant pas les critères d'évaluation de la Haute autorité de santé (HAS). D'autre part, ils bénéficient d'une politique de subvention pour les aider à se moderniser avec le programme Hôpital numérique.

La création des groupements hospitaliers de territoire (GHT) "contribue" aussi selon Hervé Streiff à ce mouvement vers la dématérialisation en mettant l'accent sur la problématique de la disponibilité d'une information répartie sur plusieurs établissements géographiquement éloignés.

rm/ab

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