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Systèmes d'information

Mise en place d'un SIAD: l'expérience du CHI Elbeuf-Louviers-Val de Reuil

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PARIS, 15 juin (TICsanté) – Valérie Raveneau, responsable du contrôle de gestion au CHI Elbeuf-Louviers-Val de Reuil (Seine-Maritime/Eure) a présenté la démarche entreprise par l'établissement de mise en place d’un système d’information d’aide à la décision (SIAD), lors de la journée organisée mi-mai par le Centre national de l’expertise hospitalière (Cneh), sur le thème de "L'aide à la décision en établissement de santé".

Le CHI Elbeuf-Louviers-Val de Reuil est un établissement de "taille humaine" mais suffisant pour mettre en place un système décisionnel, déclare Valérie Raveneau. L'expérimentation de la nouvelle gouvernance, avec un travail mené sur trois pôles pendant un an, a porté sur les contrats de pôle et la définition d'indicateurs, ainsi que sur la mise en place du contrôle de gestion. Autant d'éléments qui, selon Valérie Raveneau, ont conduit l’établissement à mettre en place un système décisionnel. Le contrôle de gestion n’étant pas assez développé, le CHI a donc décidé de recruter un contrôleur de gestion et une cellule de contrôle de gestion (CDG) de 12 personnes, avec pour mission le recensement des informations produites, précise-t-elle. "Nous avons réalisé un audit de la situation en identifiant toutes les sources d’information, les personnes ressources et les logiciels utilisés", ajoute-t-elle.

A l’issue de l’expérimentation de la contractualisation, un premier outil de pilotage développé sous excel, avec des indicateurs sur les ressources humaines, médicales et sur l’activité, a été proposé aux pôles. "Cet outil, très artisanal, répondait aux besoins des pôles. Cependant, nous avons été rapidement confrontés aux limites du système informatique", admet Valérie Raveneau. En effet, le SI correspondait aux besoins fonctionnels de différents services de soins, mais pas aux besoins administratifs, en particulier au contrôle de gestion: l’extraction des données, en l'occurrence, était quasi-impossible, d’où une saisie et un risque d’erreurs très importants ainsi qu'une fiabilité et un croisement des données très limité, explique-t-elle. Par ailleurs, le fait que le système informatique soit sous excel a représenté une seconde limite, notamment en termes d'ergonomie. Toutes ces constatations ont donc amené le CHI à améliorer le SI: il a donc été décidé de mettre en place un système décisionnel informatique.

Le projet initial a porté sur trois domaines (ressources humaines, finances et activités), permettant des analyses transversales par le biais de requêtes libres ou de tableaux de bord automatisés. En décembre 2006, le CHI a retenu Amphaz, une petite structure spécialisée dans le conseil et l’intégration de bases de données et de solutions décisionnelles, avec la mise en oeuvre et l’intégration de solutions Business Objects. La société a ensuite été rachetée en cours de projet par Sqli, ce qui n'a en rien perturbé le déroulement du projet. Ce dernier a été recadré pour débuter finalement en mars 2007.

"La première question qui nous a été posée par le prestataire a concerné notre volonté de disposer d'un infocentre ou d'un système décisionnel informatisé (SDI). Il est important, en effet, d'être informé de la différence entre ces deux termes, car l’organisation et les coûts du projet en dépendent", explique Valérie Raveneau. Le CHI avait misé sur un infocentre sur lequel allait être installé un SDI. Finalement, "nous avons choisi la mise en place d'un SDI malgré une prise en charge d'une partie de l'analyse des besoins par le CHI", mentionne-t-elle.

Le CHI a insisté pour organiser une réunion de lancement afin d’impliquer le corps médical dans le projet et d'informer les différentes directions fonctionnelles de la charge de travail nécessaire. "Nous avons souhaité montrer que l'outil mis en place allait également être un outil à disposition des médecins", rapporte la responsable du contrôle de gestion. Une simulation a donc été réalisée, afin d'expliquer le fonctionnement d'un SDI et d’intéresser le maximum de personnes.

Les trois domaines ont été développés successivement, ce qui a permis aux différentes personnes de constater rapidement les effets très positifs du premier domaine. Le projet s’est déroulé sur 12 mois de travail intense, avec plus de 60 personnes impliquées, dont 1/2 contrôleur de gestion et 1/2 technicien informatique. "Les délais ont été imposés par le prestataire avec des plannings stricts et des tensions à gérer, mais dans l'ensemble tout s’est bien passé", souligne Valérie Raveneau. Une communication régulière de l’avancée du projet aux utilisateurs a été assurée, ce qui selon Valérie Raveneau, a représenté l'un des éléments contribuant au succès de l'outil.

Le SDI est aujourd’hui un outil d’extraction et de croisement des données. "Nous avons 150 indicateurs pré-calculés sur 3 domaines", précise-t-elle. C’est un portail décisionnel construit pour et avec les pôles et les directions, dans lequel figurent de nombreux tableaux de bord. "Le SDI est un produit taillé sur mesure", note-t-elle. "Nous sommes partis de l’expérimentation de la contractualisation, puis nous avons travaillé ensemble afin de produire des indicateurs utiles qui nous correspondent", commente-t-elle.

Le CHI Elbeuf-Louviers-Val de Reuil est un établissement très dynamique, les acteurs sont extrêmement motivés et l'investissement humain comme financier a été important, ce qui, selon Valérie Raveneau, a en partie contribué au succès du projet. Un autre élément important est le fait que le projet a été piloté par le contrôleur de gestion, en collaboration avec l’informatique et non pas l’inverse. "Le contrôleur de gestion sait où il va et quels sont les besoins, alors que l’informatique va plutôt élaborer un beau produit, qui fonctionne bien mais dont il ne connaît pas véritablement l’utilité", conclut-elle./eg/ajr

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