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Systèmes d'information

Système d'information Orbis de l'AP-HP: un audit relève des risques graves de défaillance et d'indisponibilité

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PARIS, 19 novembre 2015 (TICsanté) - L'audit mené par la direction interministérielle des systèmes d'information et de communication de l'Etat (Disic) portant sur le déploiement du système d'information intégré Orbis à l'Assistance publique-hôpitaux de Paris (AP-HP) pointe un "dérapage temporel" et une qualité de service "pas au rendez-vous", et formule des recommandations pour y remédier.

Cet audit mené par la Disic entre mai et juillet a été remis à la direction générale de l'AP-HP et à l'agence régionale de santé (ARS) Ile-de-France le 31 août. Il a été présenté lors de la commission médicale d'établissement (CME) du 10 novembre.

Il fait suite à une mission d'appui menée durant l'été 2014 par Philippe Castets, directeur du système d'information et de l'informatique des Hospices civils de Lyon (HCL), qui avait mis en lumière un avancement faible des déploiements, des problèmes de performance et des lacunes dans la gouvernance des systèmes d'information de l'AP-HP (cf dépêche du 16 octobre 2014).

Le projet Orbis, qui confiait à la société Agfa la mise en oeuvre d'un système d'information clinique sur l'ensemble de l'AP-HP pour un montant maximum de 94,9 millions d'euros, a démarré de manière opérationnelle en octobre 2008 et aurait dû s'achever fin 2013, rappelle-t-on.

La Disic a été sollicitée pour mener un "audit éclair" avant la fin du marché passé avec Agfa Healthcare (initialement prévue le 5 octobre 2015 puis repoussée à janvier 2016) afin de réaliser un état des lieux de la couverture fonctionnelle du SI clinique et proposer des recommandations concrètes de plan d'actions.

Le rapport d'audit, dont l'APM a eu copie, montre qu'en 2015, "la couverture fonctionnelle n'est que de 54% par rapport au marché initial, et le déploiement du dossier médical est effectué sur cinq hôpitaux des 39 sites de l'AP-HP".

Il explique ce "dérapage temporel" par une "sous-estimation chronique des besoins d'adaptation du logiciel aux exigences de l'AP-HP", exigences "difficiles à ordonnancer de par la gouvernance intrinsèquement complexe de l'AP-HP". Pour autant, "ces symptômes ne sont pas propres à l'AP-HP, car les échecs dans les projets d'implantation de dossier patient informatisé au sein d'établissements hospitaliers sont fréquents", précisent les auteurs de l'audit.

Ils adressent nĂ©anmoins un satisfecit Ă  l'AP-HP sur le volet financier du projet: "Les dĂ©penses […] s'Ă©lèvent Ă  33,6 millions d'euros soit un tiers de l'enveloppe maximum. Le dĂ©rapage temporel ne s'est donc pas accompagnĂ© d'un dĂ©rapage financier, ce qui dĂ©montre l'excellente maĂ®trise du contrat".

Autre bon point: "le déploiement accéléré et récent de sites pilotes et de groupements hospitaliers (GH) entiers confortent le potentiel d'Orbis", peut-on lire dans le rapport. "Il doit être possible de finaliser d'ici la fin du marché le déploiement des [trois groupements hospitaliers] pilotes sur 'l'essentiel' des fonctionnalités prévues".

Un calendrier de déploiement présenté lors de la CME de l'AP-HP table sur un déploiement complet des trois sites pilotes (Ambroise Paré, Bicêtre, Tenon) à la "mi-2017", note-t-on.

L'identité patient unique est acquise dans 15 établissements de l'AP-HP et le rythme de déploiement de ce module est à présent industriel (un établissement /mois). De plus, pour les hôpitaux où Orbis est déployé, le dossier médical complet du patient, tenu à jour en temps réel, accessible par tous les acteurs ayant droit de voir, est "une réalité dans les services".

UNE QUALITÉ "PAS AU RENDEZ-VOUS"

Le rapport souligne que "si la couverture fonctionnelle d'Orbis est à présent correcte, la qualité de service fournie par l'application n'est pas au rendez-vous".

Les experts de la Disic évoquent des "incidents graves" qui ont émaillé la fin de l'année 2014, conduisant à des indisponibilités totales ou partielles d'Orbis. "Même si un certain nombre d'actions ponctuelles ont permis de 'remonter la pente', il reste des risques importants et 'latents' d'indisponibilités graves", écrivent-ils.

Ils poursuivent en regrettant "les temps de réponse, trop longs en moyenne et parfois erratiques" et dénoncent le fait qu'il n'y a "pratiquement aucun support des utilisateurs la nuit et les week-ends".

D'autres "risques importants, mais moins prioritaires" sont aussi passés en revue: risque de désintérêt des utilisateurs lié au délai (long ou non tenu) de satisfaction de leurs demandes; risque de "passer à côté des enjeux du futur"; risques liés à la sécurité du logiciel notamment en termes de confidentialité des données gérées.

La gouvernance du projet avait été revue suite à la mission d'appui menée en 2014. La nouvelle organisation a ainsi été placée sous la gouvernance unique de la secrétaire générale de l'AP-HP, Amélie Verdier. La gouvernance est aujourd'hui "bien assurée, avec des développements organisés en proximité des acteurs terrains", note le rapport. "Au niveau de la DSI, le regroupement dans une même entité [des différents acteurs] devrait contribuer à une meilleure coordination des actions et une amélioration de la qualité de service à l'utilisateur final".

QUATRE GRANDES RECOMMANDATIONS

Suite Ă  ces constats, les auteurs de l'audit formulent quatre grandes recommandations.

La première est de "conserver la cible initiale en matière de déploiement, c'est-à-dire un dossier patient unique supporté par Orbis dans l'ensemble des hôpitaux des 12 GH [groupes hospitaliers] de l'AP-HP".

Cette recommandation générale est suivi de trois autres, plus spécifiques. D'abord, "éliminer les risques de qualité de service identifiés lors de cet audit", grâce à un plan d'action à court terme (quatre-cinq mois) dont les résultats conditionneront le lancement des phases suivantes.

Ensuite, "terminer la vague 1, 'contractuelle', et préparer le marché futur". Le rapport propose "un déploiement finalisé au mieux dans les sites pilotes, et la préparation d'un marché futur permettant d'assurer les déploiements prévus et de mettre en oeuvre un partenariat 'gagnant-gagnant' avec Agfa". Enfin, "élaborer une feuille de route du déploiement d'Orbis" ainsi que l'évolution du système d'information clinique à horizon cinq ans.

Le plan d'action à court terme, présenté lors de la CME, est déjà en cours. Il prévoit:

  • D'assurer une disponibilitĂ© totale et une stabilitĂ© sans faille facilitant l'usage opĂ©rationnel d'Orbis. La migration des composants techniques a Ă©tĂ© effectuĂ©e et la supervision de toute la chaĂ®ne des composants est en cours
  • AmĂ©liorer le temps de rĂ©ponse, en modifiant les requĂŞtes qui accèdent aux donnĂ©es
  • Un support 24h/24 et 7j/7 sera mis en oeuvre Ă  compter de fĂ©vrier 2016 sur les sites pilotes
  • Etude en cours pour acquĂ©rir une plateforme permettant d'automatiser les tests de performance
  • Des travaux sont menĂ©s avec Agfa pour gĂ©nĂ©raliser la mise en place d'un mode dĂ©gradĂ© opĂ©rationnel.

Plusieurs engagements ont aussi été pris par Agfa Healthcare suite à cet audit. La société "s'engage à respecter un planning prévisionnel pour satisfaire les contraintes d'adaptation et de compléments de certains modules du progiciel aux besoins définis sur la période 2016-17 et préalables au déploiement de ces modules", a-t-il été dit lors de la CME.

Agfa s'est aussi engagé à "maintenir les investissements consentis sur Orbis et plus généralement dans le domaine du SI clinique", et à "faire évoluer l'architecture technique de ce produit pour respecter un certain nombre d'exigences", notamment une ergonomie web "de type moderne" et le support de fonctionnalités de mobilité. "Agfa fournira régulièrement au management de l'AP-HP les informations quant à l'évolution de la stratégie et le suivi de sa mise en application", est-il assuré.

mb/ab/APM polsan

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