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CH de Roubaix: TraceBLOC, pour une meilleure gestion du bloc et la performance médico-économique

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PARIS, 16 avril (TICsanté) – Frédéric Macabiau, directeur des affaires financières (DAF) et Eric Debuigne, chef de projet au centre hospitalier de Roubaix ont présenté, à l'occasion de la journée "Stratégies santé 2009", organisée par Intersystems jeudi dernier, TraceBLOC, un outil de gestion et d’optimisation de la performance du bloc opératoire mis en place au sein de l’établissement.

TraceBLOC est comme son nom l’indique un outil pour tracer l’activité du bloc. "Ce qui en a motivé la mise en place, c'est l’équilibre financier et la recherche de la performance médico-économique", explique Frédéric Macabiau. L’ensemble des secteurs chirurgicaux du CH de Roubaix étaient déficitaires malgré une activité très importante et les coûts de blocs étaient trop élevés, rappelle-t-il. De plus, "avec l’ouverture, le 21 avril 2008, d’un ensemble de 14 salles d’intervention, dont 4 spécifiquement dédiées à l'ambulatoire, nous voulions avoir au sein du bloc opératoire un outil de gestion de l’activité qui soit performant", explique-t-il. Cette démarche s'est inscrite dans l'approche de "Benchmark" des blocs opératoires de 10 régions, lancée par la Mission nationale d'expertise et d'audit hospitaliers (Meah) et conduite en 2007, indique le DAF.

L’objectif global est de mesurer et maîtriser l’organisation du bloc opératoire pour agir sur la diminution des dépenses, ainsi que sur l’optimisation et l’augmentation des recettes, explique-t-il. Un autre objectif, spécifique au bloc, est d’augmenter de 10% les plages opératoires "à moyen humain constant" et de mettre en place un outil permettant la prévision de l’activité du bloc en temps réel, l’optimisation de cette activité et la transparence de l’outil. "Avant la mise en oeuvre de TraceBLOC, nous n’étions pas en mesure de savoir exactement quel était le coût d’une intervention et quelles en étaient les charges. Avec l’outil, c’est désormais possible", explique Frédéric Macabiau.

TraceBLOC possède six grandes fonctions: la gestion des utilisateurs, des profils et du paramétrage; celle de l’ensemble du processus opératoire (consultations chirurgie et anesthésie, opérations et comptes-rendus); la gestion du bloc et des salles; celle des stocks; la gestion des modules d’indicateur (pour les statistiques) et celle des dispositifs médicaux implantables (DMI). Le point de départ de la mise en place de l’outil étant la traçabilité des DMI, souligne Frédéric Macabiau.

Concernant la gestion du processus opératoire, l’outil mis en place permet de gérer les RDV des chirurgiens et des anesthésistes, les informations opératoires (fiche chirurgie et fiche anesthésie), ainsi que la gestion du déroulement de l’opération avec un horodatage complet des différentes étapes. Le suivi en salle de réveil avec intégration du monitoring est également rendu possible, de même la gestion du compte-rendu, en liaison avec le SIH, pour le retour dans l’unité de soins ou la sortie (acte ambulatoire).

"TraceBLOC ne stocke aucune identité, ce n’est pas sa vocation", souligne Eric Debuigne. En effet, l’hôpital s'est doté d'un serveur d’identité pour éviter le problème des doublons, ajoute-t-il. Concernant la gestion du déroulement de l’opération, "on trace toutes les étapes de la prise en charge du patient au bloc", explique Frédéric Macabiau, ce qui permet de connaître avec précision les coûts pour chaque opération. Pour le stock, une seule saisie est faite et il y a une distinction entre commande manuelle et automatique, précise Eric Debuigne. Pour la fonction de suivi en salle de réveil avec intégration de monitoring, la prochaine étape est l’accès par "écran tactile à tous les services et à tous les soignants" indique le chef de projet. Quant à la planification et à la gestion des ressources, le planning opératoire en temps réel permet de connaître l’heure d’ouverture et de disponibilité de la salle. Avec TraceBLOC, tout est tracé: l’accueil et la préparation de l’opération, la phase d'efficience de celle-ci puis sa fin et la phase de nettoyage, indiquent le DAF et le chef de projet.

Au regard des résultats obtenus avec la mise en place de TraceBLOC, le bilan est positif. En effet, la mise en oeuvre de l’outil a permis une optimisation de la gestion des salles avec une diminution des temps morts, une augmentation de 10% des plages opératoires et une meilleure gestion des plannings des équipes. "On fait désormais du prévisionnel", mentionne Frédéric Macabiau. TraceBLOC permet une gestion des stocks en temps réel et l’aide à la décision pour le conseil de bloc. Il assure également une véritable transparence des coûts par intervention.

Cet outil va évoluer en fonction des besoins. Il fonctionne d'ailleurs grâce à la prise en compte des besoins des utilisateurs (Ibodes, chirurgiens), estiment le DAF et le chef de projet. Le CH de Roubaix souhaite désormais développer le planning prévisionnel sur la base des durées moyennes ou des objectifs de durées par acte./eg/ajr

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