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Systèmes d'information

L'ANS publie le référentiel "force probante" sur la conservation sécurisée des documents de santé

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PARIS (TICsanté) - L'Agence du numérique en santé (ANS) a publié le 22 mars le référentiel "force probante" relatif à la conservation sécurisée des documents de santé, plus de deux ans après sa mise en concertation.

Dans le cadre de la prise en charge des personnes, un grand nombre de documents comportant des données de santé à caractère personnel sont produits, partagés, échangés par les acteurs de la santé et du médico-social.

Ces documents, qu’ils soient au format papier ou numérique, doivent souvent être conservés de manière sécurisée pendant une durée longue, fixée par la loi dans certains cas.

Pour rappel, une ordonnance publiée le 12 janvier 2017 au Journal officiel est venue encadrer les modalités de destruction des dossiers médicaux une fois numérisés et les conditions permettant de garantir une valeur probante aux données et documents de santé numérisés.

Cette ordonnance a notamment précisé les conditions permettant de garantir une valeur probante aux données et documents de santé constitués sous forme numérique.

Elle a créé une nouvelle section dans le code de la santé publique, intitulée "conditions de reconnaissance de la force probante des documents comportant des données de santé à caractère personnel créés ou reproduits sous forme numérique et de destruction des documents conservés sous une autre forme que numérique", permettant d'appliquer aux fichiers médicaux certaines dispositions du code civil sur l'écrit électronique.

Les articles L1111-25 à 31 du code de la santé publique -issus de l'ordonnance du 12 janvier 2017- fixent les conditions de reconnaissance de la force probante des documents de santé suivants: les copies numériques; les documents nativement créés au format numérique et les documents nativement numériques matérialisés au format papier.

"Les premiers travaux ont débuté fin 2018 autour d'un groupe de travail pour rédiger ce référentiel. Il a notamment été fait appel à plusieurs entités du ministère des solidarités et de la santé, à l'assurance maladie, à la Haute autorité de santé (HAS), à des DSI [directions des systèmes d'information] et des archivistes intervenant au sein de structures de santé, à des biologistes, etc.", a fait savoir l'ANS dans un communiqué diffusé le 22 mars.

"Sur la base de ces échanges, une première version des documents composant le référentiel force probante des documents de santé a été rédigée puis présentée à un cercle élargi d’acteurs (service interministériel des archives de France, Cnom [Conseil national de l'ordre des médecins], Cnop [Conseil national de l'ordre des pharmaciens], fédérations hospitalières, fédérations industrielles, etc.)."

Un référentiel composé de six annexes

Les documents ont été proposés en concertation interne au ministère "à l'été 2019", avant d'être "ajustés", "publiés et soumis à concertation" sur la plateforme dédiée gérée par l'ANS: participez.esante.gouv.fr, de novembre 2019 à la mi-janvier 2020.

Au total, l'agence ministérielle a compté 16 contributeurs, 20 propositions formulées, 15 commentaires de ces propositions ajoutés et 56 votes exprimés.

Dans le détail, le référentiel "force probante" est composé d'un document introductif et de six annexes s'intéressant aux différents documents de santé et à leurs mécanismes de sécurité spécifiques.

Ainsi, l'annexe n°1 rappelle le "socle commun des principes techniques et organisationnels", l'annexe n°2 revient sur les mécanismes de sécurité à mettre en œuvre dans le cadre de la numérisation, l'annexe n°3 est, elle, consacrée aux mécanismes de sécurité à mettre en œuvre dans le cadre de la production de documents nativement numériques, l'annexe n°4 se concentre sur les mécanismes de sécurité à adopter dans le cadre de la matérialisation des documents de santé, l'annexe n°5 dresse un rappel sur la gestion des métadonnées et, enfin, la dernière annexe est dévolue à la classification des documents de santé.

Pour aller plus loin et expliquer ce référentiel "force probante", l'ANS organise une conférence en ligne mercredi 7 avril à 14h.

Wassinia Zirar
Wassinia.Zirar@apmnews.com

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