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Systèmes d'information

CHU de Reims: le déploiement d'un dossier patient numérique facilité par la coopération DSI/métiers

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REIMS, 26 août 2016 (TICsanté) - Le directeur des systèmes d'information (DSI) du CHU de Reims, Mickaël Taine, a témoigné auprès de TICsanté des facteurs de réussite du déploiement d'un nouveau dossier patient informatisé (DPI) au CHU, jugeant "indispensable" l'implication de l'ensemble de la communauté médicale et paramédicale "le plus en amont possible" du projet.

Le déploiement du DPI Easily, conçu par les Hospices civils de Lyon (HCL), a démarré en juin dans le service de neurochirurgie du CHU, sur les fonctionnalités de dossier clinique, dossiers de soins, dictée numérique et gestion des courriers et rendez-vous.

La solution diffusée par le groupement d'intérêt économique (GIE) Hopsis a d'abord fait l'objet d'une présentation par des représentants des HCL aux personnels du CHU de Reims qui ont été "convaincus par le graphisme, l'ergonomie et l'aspect 'user-friendly' de l'outil", a relayé Mickaël Taine.

Au-delà de l'outil, "le succès de ce démarrage tient à l'accompagnement des soignants et des médecins par leurs homologues", a-t-il estimé.

Cette implication des personnels s'est traduite par l'intégration de six référents métiers (soignant, infirmier, secrétaire médical, cadre de santé, médecin, pharmacien) au sein de la direction des systèmes d'information et des télécommunications (DSIT).

La plupart de ces référents travaillent à temps plein pour la DSIT afin d'"aider à la mise en oeuvre du projet", "apporter leur expertise métier", "analyser les besoins" et "aider au paramétrage de l'outil", a détaillé à TICsanté Marie Vallas, chef de projet au sein de la DSIT du CHU de Reims.

"Disposer d'une telle équipe de référents métiers au sein d'une direction informatique est plutôt rare, et c'est une vraie richesse pour le déploiement de ces outils qui impactent l'ensemble des processus métiers", a-t-elle appuyé.

En parallèle à ces référents, des "relais Easily" ont été nommés dans chaque service du CHU. Il s'agit d'un représentant du personnel travaillant au sein d'un service particulier et chargé de diffuser les messages de la DSIT dans son service, de faire remonter les points de vigilance et les pratiques et d'aider à la prise en main du nouveau DPI, tout en procédant à certains paramétrages avancés spécifiques à son service.

La communication entre les utilisateurs et les personnes en charge d'assurer le déploiement du DPI est "indispensable" afin de mener à bien "la conduite du changement", qualifiée d'aspect "le plus complexe" de ce type de projet par Mickaël Taine.

Cette communication doit être "la plus large et la plus répétitive possible", a-t-il souligné.

Parmi les autres facteurs de réussite du déploiement d'un DPI, le DSI du CHU de Reims a également cité l'implication des équipes de direction. A Reims, la direction générale, la direction des soins, la présidence de la commission médicale d'établissement (CME) et la DSIT ont été nommées "sponsors" du projet.

"A ce titre, la présidence de CME, la DSI et la direction des soins ont participé à la commission 'Système d'information hospitalier' mais également à la commission 'Dossier patient' ce qui est pour nous très important", a-t-il noté.

Il a aussi cité "la réactivité" du GIE Hopsis qui "a pu répondre à nos questions au fil de l'eau alors que nous étions dans un calendrier très contraint".

Prévue pour démarrer progressivement au sein de chaque unité du service de neurochirurgie du CHU de Reims sur les trois premières semaines du mois de juin, la mise en place du DPI Easily en neurochirurgie a été réalisée en "10 jours seulement" du fait de "la forte attente des personnels", a indiqué Marie Vallas.

Le DPI est également déployé dans le service anesthésie sur la partie gestion de rendez-vous, en réanimation sur la partie dossier clinique, et au centre de lutte contre la douleur pour ces deux fonctionnalités.

Des conclusions de ces démarrages pilotes doivent être tirées cet été afin de "construire une organisation formalisée pour les prochains déploiements", a expliqué Marie Vallas.

Les services du pôle locomoteur du CHU de Reims (rhumatologie, chirurgie orthopédique et traumatologie) seront les prochains à déployer Easily à compter du 3 octobre.

La direction du CHU prévoit d'équiper l'ensemble de ses services de la solution d'ici au 1er janvier 2019 pour les fonctionnalités de dossier clinique, gestion des courriers médicaux et des rendez-vous, dictée numérique, visualisation des résultats de laboratoire, dossier de soins et prescriptions.

rm/ab/

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