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09/07/2018   Envoyer par mail Imprimer   Aucun commentaire
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A Orléans et à Rennes, des gains d'efficience à l'hôpital grâce à la reconnaissance vocale

PARIS, 9 juillet 2018 (TICsanté) - Les directions informatiques du CHU de Rennes et du CHR d'Orléans ont exposé fin mai à l'occasion de la Paris Healthcare Week les impacts du déploiement de la reconnaissance vocale dans leurs établissements en termes de réduction du délai de production et d'envoi des comptes-rendus d'hospitalisation et des lettres de liaison.

Christine Pichon, directrice des systèmes d'information (DSI) du CHU de Rennes, et Francis Gest, DSI du CHR d'Orléans, sont intervenus le 29 mai sur l'agora IT du salon pour un retour d'expérience sur le déploiement de l'outil de reconnaissance vocale Dragon Medical Direct* (Nuance communications, voir dépêche du 22 janvier 2018) dans leur établissement respectif.

Cet outil intégré au dossier patient informatisé (DPI) et aux logiciels métiers de l'hôpital permet de saisir des informations dictées à la voix directement dans les outils informatiques d'un établissement.

Le déploiement de la reconnaissance vocale à Rennes a été réalisé "à haute vitesse" dans le cadre d'un projet plus vaste de "refonte du travail des secrétariats médicaux", qui a inclus les représentants des secrétariats et plusieurs médecins pour s'assurer de leur adhésion à l'outil, a expliqué Christine Pichon.

Quelque 500 licences d'utilisation de Dragon Medical Direct* ont été déployées entre mai 2017 et mai 2018.

Elles ont permis de faire passer de 20% à 40% la part des comptes-rendus d'hospitalisation envoyés à la médecine de ville moins de huit jours après la sortie du patient, selon les chiffres présentés par Christine Pichon.

La DSI a constaté des chiffres d'usage de la reconnaissance vocale différents en fonction des services concernés. Sur six services de médecine déployés, 88% des médecins sont utilisateurs de la reconnaissance vocale, alors que les usages ne concernent que 73% des chirurgiens dans quatre services de chirurgie.

"Ces différences sont liées aux spécificités des métiers et des types de comptes-rendus réalisés en médecine ou en chirurgie", a-t-elle noté.

Un sondage réalisé auprès des médecins et secrétaires utilisateurs de l'outil au CHU de Rennes a conduit à un taux de satisfaction de 93% chez ces utilisateurs. Pour 70% des professionnels de santé, la reconnaissance vocale est avant tout un outil qui permet de réduire significativement le délai d'envoi de comptes-rendus.

Les autres apports reconnus par les utilisateurs sont la réalisation de comptes-rendus plus complets (19%) et une diminution du nombre d'appels téléphoniques entrants (9%).

Délais réduits de 75% à Orléans

Au CHR d'Orléans, Francis Gest a dressé un constat équivalent à son homologue de Rennes, expliquant voir dans la reconnaissance vocale un moyen de "revoir les pratiques hétérogènes" des différents secrétariats médicaux, dont les circuits de validation des comptes-rendus et fiches de liaison.

Pas moins de 26 services organisés par pôles ont été équipés de la reconnaissance vocale depuis novembre 2017. A l'issue des six premiers mois de déploiement, le DSI a constaté une réduction de 75% des délais de production et d'envoi de la lettre de liaison après une hospitalisation, et de 70% après une simple consultation.

Un impact financier direct de ces déploiements a été la possibilité pour l'hôpital de mettre fin à un contrat d'externalisation des frappes de comptes-rendus qui avait été signé pour certains services, et présentait des "résultats extrêmement défavorables en termes de délais d'envoi".

Un autre effet, plus indirect, de la reconnaissance vocale, a été le temps libéré pour les secrétaires médicaux, qui a été réorienté sur les appels téléphoniques pour la prise de rendez-vous. Le DSI du CHR d'Orléans a ainsi constaté une baisse du taux d'annulation des rendez-vous.

Sur un pôle du CHR, il a évalué à "au moins trois ou quatre" le nombre d'équivalents temps plein (ETP) de secrétariat médical qui ont pu être redéployé, grâce à la reconnaissance vocale, vers le décroché téléphonique et la validation de prise de rendez-vous.

Il a ajouté que la diminution des délais d'envoi des informations d'hospitalisation contribuait à donner une "bonne image" de l'établissement auprès des médecins de ville.

Bonnes pratiques de déploiement

Invités à partager leurs bonnes pratiques de déploiement des outils de reconnaissance vocale, les deux DSI ont insisté sur la nécessité de mettre en place une équipe projet composée de représentants de toutes les catégories de personnel concernées pour faire de "l'accompagnement au changement".

Christine Pichon a insisté sur les impacts de ce "virage numérique" sur certains secrétariats dont "la frappe est le coeur de métier". Elle a évoqué la nécessité d'avoir une vigilance particulière sur les chantiers organisationnels qui doivent accompagner le déploiement de la reconnaissance vocale, notamment en termes de modélisation des pratiques, méthodes et processus de production des comptes-rendus.

Francis Gest a pour sa part défendu la "transparence" et la "visibilité" des impacts de la reconnaissance vocale à l'hôpital pour "susciter l'intérêt" des professionnels de santé, mais aussi des personnels des autres établissements du groupement hospitalier de territoire (GHT) dont le CHR d'Orléans est l'établissement support.

Plusieurs conférences ont été réalisées dans ces établissements pour exposer les apports de l'outil. Le CHR d'Orléans a souscrit un total de 300 licences d'utilisation de Dragon Medical Direct* et envisage d'en rétrocéder une partie à d'autres établissements du GHT.

Francis Gest a ajouté avoir attribué des licences à des personnels non médecins comme les psychologues ou assistantes sociales en psychiatrie "de façon à faire le buzz par rapport aux performances de l'outil".

Il a également confié s'être appuyé sur des praticiens "plutôt favorables aux changements du numérique" pour en faire les premiers testeurs de la reconnaissance vocale afin qu'ils deviennent ensuite des "ambassadeurs" de l'outil dans les différents services.

rm/gb

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