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07/08/2017   Envoyer par mail Imprimer   Aucun commentaire
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L'Institut Montsouris prêt à passer à une "dématérialisation pure et dure" de la facturation

PARIS, 7 août 2017 (TICsanté) - L'Institut mutualiste Montsouris (IMM) à Paris a déployé une solution de traitement des factures co-développée par les éditeurs Qualiac et Serensia qui le rend prêt pour une "dématérialisation pure et dure de la facturation", a expliqué à TICsanté le directeur informatique de l'IMM, Patrick Bolore.

L'IMM est un établissement de santé privé d'intérêt collectif (Espic) d'une capacité de 455 lits, accueillant chaque année plus de 35.000 séjours et 160.000 consultations donnant lieu à plus de 15.000 interventions chirurgicales.

Il traite avec plus de 1.000 fournisseurs pour environ 25.000 factures reçues chaque année, a indiqué Patrick Bolore.

Déjà client d'un progiciel de gestion intégrée (ERP) édité par Qualiac, l'IMM a souhaité initier un projet de dématérialisation du traitement des factures fin 2016 sous l'impulsion des directions informatiques et financières.

Il a porté son choix vers une solution en cours de développement chez Qualiac, basée sur le module Serensia Reader de reconnaissance d'écriture et d'automatisation de la facturation, et déployée en 3 mois à l'IMM afin d'être opérationnelle début 2017.

Après numérisation de toutes les factures reçues par l'établissement chaque matin, le système retrouve automatiquement à quelle commande correspond chaque facture à partir du référentiel de fournisseurs de l'IMM, et propose un diagnostic de cette correspondance par une notation allant de 1 à 4 étoiles (4 étoiles dans le cas où le système est certain du lien).

"L'avantage de l'outil est qu'il contient une forme d'apprentissage qui mémorise les modifications réalisées par l'utilisateur lorsque la correspondance n'est pas exacte", a témoigné Patrick Bolore.

L'autre grande vertu du projet est d'avoir permis une remise à plat du référentiel fournisseurs de l'IMM. "On a pu constater que nos informations sur certains d'entre eux n'étaient pas à jour, ou qu'il y avait des doublons. Cela générait des petits problèmes dont on ne se rendait pas compte auparavant car ils étaient répartis sur l'ensemble du service comptable. Avec un système automatisé, ça saute tout de suite aux yeux", a souligné le DSI de l'IMM.

Il a pointé le "gain de productivité conséquent" permis par l'outil, estimant gagner 80% du temps de traitement d'une facture grâce à son utilisation.

Auparavant, 5 employés de la comptabilité triaient chaque matin les factures reçues par courrier afin de numériser celles qui correspondaient au périmètre de fournisseurs dont ils avaient la charge.

Un retour sur investissement en un an

A présent, toutes les factures reçues sont numérisées de façon centralisée en une trentaine de minutes, et chaque employé retrouve sur son compte utilisateur de l'outil Qualiac/Serensia les versions PDF de celles dont il a la charge, et les correspondances proposées par le logiciel avec les fournisseurs.

"Ce genre de projet informatique s'amortit financièrement en un an", a estimé Patrick Bolore.

"Nous sommes désormais capables de gérer de la facturation totalement dématérialisée, la prochaine étape sera de paramétrer la solution pour aller jusqu'à l'écriture comptable", a-t-il poursuivi.

L'établissement est également prêt à entrer dans "la dernière phase de dématérialisation" de la facturation, à savoir la réception de factures en formats PDF originaux, leur traitement et leur stockage dans un coffre-fort numérique, en fonction de la maturité des différents fournisseurs.

La loi impose pour l'ensemble des entreprises, et selon un calendrier échelonné jusqu'en 2020, le passage à la facturation électronique à destination notamment des établissements de santé.

"Nous sommes aujourd'hui tenu de conserver la facture papier car elle fait preuve juridique tant que les fournisseurs ne passent pas au PDF original", a expliqué Patrick Bolore.

Un accompagnement au changement "fondamental"

La principale difficulté du projet a été d'ordre "culturel", a jugé le directeur informatique de l'IMM.

"Avec un système automatique qui se substitue à une grande partie du travail des services comptables, il y a une partie 'conduite du changement' fondamentale à mener", a-t-il souligné.

En collaboration avec les directions financière et comptables, il a proposé "directement une nouvelle organisation du travail en même temps que la présentation du logiciel pour que le tout paraisse tout de suite cohérent".

Il a par ailleurs assuré que l'automatisation du traitement de la facturation n'allait pas se traduire par des suppressions de postes côté comptable, mais par "une réorientation" du travail des facturiers vers des "tâches à plus forte valeur ajoutée".

"Nous avons en permanence un groupe de travail avec les administratifs pour les accompagner, et à chaque projet informatique nous dédions un technicien qui prend en main une hotline spécifique", a détaillé Patrick Bolore.

Au-delà de la facturation, l'IMM s'engage dans plusieurs chantiers de transformation numérique, à l'instar du déploiement de la reconnaissance vocale, de l'ouverture de la prise de rendez-vous en ligne via Doctolib, de la dématérialisation des bulletins de paye ou encore la mise en place de bornes d'accueil pour orienter les patients vers les différents services lors de leur arrivée à l'institut.

rm/eh

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