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Systèmes d'information

Identito-vigilance: la DGOS publie ses recommandations pour l'Ă©criture des noms

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PARIS, 16 juillet 2013 (TICsanté) - La direction générale de l'offre de soins (DGOS) demande aux établissements de santé d'utiliser le nom de naissance pour l'identification des patients dans leurs systèmes d'information (SI), dans une instruction du 7 juin dont TICsanté a eu copie.

Cette circulaire note que les systèmes d'information hospitaliers reposent sur des collectes hétérogènes des traits d'identification, en particulier le nom des patients, qui peut être leur nom de naissance, leur nom marital ou leur nom d'usage. "Une erreur d'identification peut entraîner de lourdes conséquences, mais elle relève des risques évitables", souligne la DGOS.

Elle recommande aux établissements de santé de ne retenir que le nom de famille (aussi appelé nom de naissance), le sexe et la date de naissance pour identifier les patients.

Le nom de naissance est en effet invariant, imprescriptible et inaliénable, sauf exception (désaveu de paternité, adoption, demande instruite par le procureur de la République, etc.). Le nom d'usage peut, lui, varier, notamment après un mariage.

Les systèmes d'information doivent intégrer des champs permettant la saisie du nom de naissance, du sexe et de la date de naissance et leurs moteurs de recherche doivent systématiquement interroger le nom de naissance, écrit la DGOS. Les noms d'usage des patients peuvent être recueillis de manière secondaire.

"Les documents numériques ou papiers produits par le système d'information doivent indiquer le nom de naissance du patient", précise la circulaire.

La DGOS préconise aussi des règles de saisie "à appliquer strictement" pour "une homogénéité de saisie et éviter la création de doublons". Elle recommande l'utilisation exclusive des majuscules, des 26 lettres de l'alphabet et des chiffres de 0 à 9 pour les dossiers anonymes.

Elle interdit les caractères diacritiques (accents, trémas, cédilles, etc.), les apostrophes et les tirets, les astérisques et la ponctuation. Les tirets et apostrophes doivent être remplacés par une espace (Jean-Luc L'Hôpital devient JEAN LUC L HOPITAL).

Les abréviations ne sont pas autorisées, même en cas de noms trop longs: ils doivent alors être tronqués.

Plusieurs médecins de département d'information médicale (DIM) ont réagi, dans le cadre d'un groupe de discussion sur internet, à la diffusion de cette circulaire. Ils critiquent en particulier l'interdiction d'utiliser des tirets et caractères diacritiques. Cette règle les empêchera de recueillir une identité qui soit l'exact reflet de la pièce d'identité, arguent-ils, ce qui est "une aberration en termes d'identito-vigilance."

Par ailleurs, explique l'un d'eux, il aurait été plus pertinent d'exiger des éditeurs de logiciels qu'ils autorisent les noms longs, plutôt que de les tronquer.

Instruction DGOS/MSIOS du 7 juin 2013 relative à l'utilisation du nom de famille (ou nom de naissance) pour l'identification des patients dans les systèmes d'information des structures de soins

/mb

La RĂ©daction
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